Wymogi systemu informatycznego, w którym prowadzona jest dokumentacja medyczna
Szereg możliwości oraz ułatwień, jakie oferuje nowoczesny system informatyczny w dokumentacji medycznej, związany
jest także z określonymi wymogami, zgodnie z którymi taka baza danych może zostać wdrożona. Dzięki EDM dostęp do
danych pacjentów mają zarówno lekarze, jak i upoważnieni pracownicy, którzy zajmują się ich rejestracją na wizyty,
badania, a także udostępnianiem ich dokumentacji medycznej. Aby jednak nie doszło do naruszenia danych osobowych
klientów gabinetów, szpitali czy klinik, należy wdrożyć jeden spójny i zgodny z wymogami system informatyczny, który
pozwoli na łatwe i co najważniejsze bezpieczne korzystanie z archiwum.
Czym jest Elektroniczna Dokumentacja Medyczna(EDM)?
Pojęcie to zostało wprowadzone wraz z Ustawą z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, która
nakłada na wszystkie placówki pracujące w ramach NFZ oraz prywatnych praktyk obowiązek wdrożenia EDM. System ten
jest zatem zbiorem różnego rodzaju dokumentów medycznych: prowadzonych, przechowywanych, zabezpieczanych oraz
udostępnianych przez każdą placówkę udzielającą świadczeń zdrowotnych. W archiwum znajdą się dane oraz oświadczenia
pacjenta, opisy stanu jego zdrowia, opisy udzielonych mu świadczeń zdrowotnych, historia chorób, wizyt,
a także przyjmowanych leków. Jest to zatem rodzaj specjalistycznej karty pacjenta, która zawiera całą historię jego
chorób, zgód, pobytów w ośrodkach i receptach wypisywanych przez wszystkich specjalistów, którzy świadczyli mu
pomoc medyczną. Dlatego wymagane jest, aby system informatyczny był zarówno łatwy w użyciu, ale także odpowiednio
zabezpieczał wrażliwe dane.
Wymogi systemu informatycznego z dokumentacją medyczną
Wdrożenie systemu EDM związane jest ze spełnieniem określonych w ustawie wymogów, które gwarantują skuteczne
i zgodne z prawem działania personelu z zakresu prowadzenia, przechowywania, zabezpieczenia oraz udostępniania
danych pacjentów, korzystających ze świadczeń zdrowotnych danej placówki. Wdrożony system informatyczny musi
zapewniać serię możliwości, które zapewnią efektywną i bezpieczną pracę z danymi. Najważniejszą cechą elektronicznej
dokumentacji medycznej jest jej integralność. Polega ona na zabezpieczeniu dokumentacji oraz metadanych przed
wprowadzeniem zmian (poza zmianami wprowadzanymi w oparciu o wdrożone procedury). Kolejnym czynnikiem, jakie
musi spełniać EDM jest jej stały dostęp dla użytkowników (osób uprawnionych np. personelu placówki). EDM wymaga
także skutecznego zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych, co z kolei związane jest z możliwością
identyfikacji osoby wprowadzającej jakiekolwiek zmiany w dokumentacji medycznej lub metadanych. Każda modyfikacja
musi zatem być opatrzona danymi identyfikacyjnymi osoby, która jej dokonuje, ale także zawierać dokładny czas
wprowadzonych zmian. Dodatkowo, każdy wpis wymaga podpisu osoby go wdrażającego. Oznacza, to że do wdrożenia
systemu informatycznego EDM, wybrane oprogramowanie musi zapewniać możliwość podpisu.
Do dodatkowych funkcji, a zarazem wymogów elektronicznej dokumentacji medycznej zaliczane są także: możliwość
prowadzenia i udostępniania danych w formatach i standardach wydanych na podstawie art.11 ust.1a i 1b z dnia 28
kwietnia 2011 r., możliwość wydruku dokumentacji, możliwość eksportu całości danych w wskazanych formatach
i standardach (np. XML, SQL), w sposób umożliwiający odtworzenie w innym systemie teleinformatycznym, możliwość
generowania tzw. dokumentacji medycznej zbiorczej.
Przygotowanie do wdrożenia EDM
Placówka, która przygotowuje się do wprowadzenia EDM musi spełnić odpowiednie wymagania, by móc świadczyć
swoim pacjentom sprawną i bezpieczną usługę medyczną. Jednym z najważniejszych kryteriów, od których będzie
zależała odpowiednia funkcjonalność systemu informatycznego jest zadbanie o odpowiednią infrastrukturę w gabinecie
lekarskim, a także wybór oprogramowania kompatybilnego ze wszystkimi urządzeniami niezbędnymi w pracy. Wymagane
jest, aby wybrane oprogramowanie informatyczne było przejrzyste, intuicyjne oraz automatycznie aktualizowane. Przed
wprowadzeniem wybranego oprogramowania wymagane jest także zarezerwowanie odpowiedniej ilości czasu na
szkolenie całego personelu. Niezbędnym okazać się może kontakt z informatykami, odpowiedzialnymi za instalację
oprogramowania – dzięki ich pomocy łatwiej i szybciej personel pozna jego funkcje, działanie oraz obsługę.
